¿Quieres mantener reuniones eficaces y productivas? ¿Te siguen frustrando las reuniones largas e inútiles? ¡Deja de perder el tiempo!
Siempre que trabajo con una empresa, el problema número uno que escucho una y otra vez es la falta de tiempo. ¡No tenemos tiempo!, se lamentan profesionales capaces y altamente cualificados… Y sin embargo, una y otra vez, acabo descubriendo que, en todos los casos, en todas las empresas, abundan las reuniones que no aportan valor y que nos hacen perder gran cantidad de nuestro recurso más valioso.
No hay que pensar mucho para darse cuenta de que el impacto de este combo vicioso ‘inversión de tiempo + ningún aporte de valor’ tiene un impacto tremendo en nuestra productividad. También en nuestros resultados y, a la larga, incluso en la salud de la compañía y de las personas que la forman. Porque las reuniones improductivas:
- Desmotivan a tu equipo y tus colaboradores.
- No dejan claras las decisiones, los puntos de acción. No se avanza.
- Las respuestas dilatadas y la falta de enfoque afectan a los resultados.
Este problema no es nuevo, ni mucho menos. Y, sin embargo, seguimos sin lograr mejorar en este aspecto, a pesar de que hoy en día tenemos miles y miles de recursos a nuestro alcance para mejorar nuestra productividad, nuestra gestión del tiempo, nuestras habilidades…
Pero es que, más allá de las best practices básicas para mantener reuniones eficaces (respetar los horarios, tener un orden del día o puntos a tratar, incentivar la toma de decisiones y definir los puntos de acción), lo que de verdad resulta tremendamente útil y positivo es entrenarte y entrenar a todos tus colaboradores en algunas competencias clave para mantener reuniones eficientes.
Habilidades game-changing para mejorar tus reuniones
Pero, ¿cuáles son las habilidades necesarias para mantener reuniones fructíferas? En realidad, se trata de habilidades útiles no solo para mantener reuniones, sino para trabajar y en general en todos los ámbitos de la vida. Se trata de habilidades de comunicación que nos servirán en todos y cada uno de los aspectos de nuestro día a día. Estas habilidades nos ayudarán a comunicarnos con éxito y lograr mejores resultados.
- La escucha activa
- Las preguntas poderosas
- Reconocer el impacto de las distorsiones cognitivas en la toma de decisiones
Escucha activa
Oír y escuchar no son lo mismo. En muchas de nuestras conversaciones, oímos a los demás, pero no les escuchamos realmente. En realidad, damos apariencia de presencia e interés, cuando en realidad estamos pensando en lo que vamos a responder o incluso en cualquier otra cosa… No estamos escuchando lo que se nos está diciendo, ni de palabra, ni lo que se nos transmite no verbalmente.
En las reuniones, en lugar de escuchar activamente a quien habla -sobre todo nuestras reuniones son habitualmente tediosas e infructuosas-, consultamos el móvil, nos distraemos o preparamos una respuesta que nos haga quedar bien con nuestros superiores o compañeros. Pero cuando pasamos de oír a escuchar, pasan cosas sorprendentes.
La escucha activa requiere nuestra completa atención al mensaje de otra persona. Debemos estar presentes en la conversación, intentando captar todos sus matices: tanto el significado de lo que se expresa verbalmente, como las emociones, sentimientos o ideas que subyacen bajo lo verbalizado. Nuestra escucha activa debe manifestarse a su vez tanto verbalmente (con expresiones fáticas -“ajá”, “ok”, “claro”, “entiendo”-, preguntas, recapitulación de ideas, etc), como con contacto visual y una postura y expresiones faciales que demuestren interés.
Preguntas poderosas para reuniones eficaces
Más allá de las preguntas que no abren opciones, que no cuestionan lo establecido, que no sondean motivaciones y no indagan en las prioridades, están las preguntas poderosas. Preguntas que invitan a la reflexión, que pretenden explorar el futuro, que construyen posibilidades. Las preguntas poderosas nos orientan hacia el cambio y nos impulsan a considerar y probar cosas nuevas, a buscar nuevas formas de hacer. Las preguntas poderosas nos animan a la acción y promueven la productividad, porque movilizan e ilusionan.
Las preguntas poderosas pueden ser de diferentes tipos (abiertas, cerradas, de visión, de análisis, de enfoque…), pero en general son preguntas que nos invitan a reflexionar más allá del funcionamiento automático del día a día y de lo ‘habitual’, poniendo en juego todos los aspectos de nuestro pensamiento (racional, emocional, intuitivo, creativo)
Por ejemplo: ¿qué te preocupa de este tema? ¿cómo puede afectarnos eso en el futuro? ¿qué podemos hacer para invertir esta situación? ¿qué obstáculos estamos enfrentando? ¿qué soluciones podemos proponer? ¿cómo nos gustaría que fuese este proyecto? ¿qué creemos que podría pasar? ¿qué opciones tendríamos si todo fuera posible?
Las distorsiones cognitivas puede causar muchos problemas laborales
Distorsiones cognitivas en las reuniones
La realidad es lo que cada uno de nosotros percibe como tal y las interpretaciones que hacemos de lo que sucede. A veces, estas interpretaciones están tan lejos de los hechos que nos hacen percibir el mundo de forma poco objetiva y disfuncional. Estos pensamientos deformados o esquemas erróneos de interpretación de la realidad tienen muchas consecuencias negativas.
Las distorsiones cognitivas no son propias de personas inestables o con problemas: todos las tenemos en mayor o menor medida. Son pensamientos automáticos y están arraigados en nuestra mente, pero conviene trabajar en reconocerlos y desactivarlas para poder mantener reuniones eficaces.
Estos son los tipos más frecuentes de distorsiones negativas:
- Inferencia arbitraria: extraer conclusiones sin suficientes datos o cuando los datos no apoyan esa conclusión.
- Sobregeneralización: extraer reglas de sucesos aislados.
- Filtro mental: enfoque en solo parte de la situación, ignorando otros detalles relevantes.
- Personalización: pensar que todo está relacionado con uno mismo.
- Pensamiento polarizado: o todo o nada, o blanco o negro. Evaluamos una situación sin ningún matiz
- Exageración: sobredimensión de un hecho o conducta sin motivo.
- Minimización: subestimar hechos o conductas de otros.
- Tengo razón: no aceptar que nos podemos equivocar.
- Debería ser: creer que las cosas o las personas deben ser o actuar de cierta forma en función de nuestros valores o principios
En el ámbito laboral, reconocer y manejar esas distorsiones nos permitirá hacerles frente, reduciendo el estrés, la fricción y las tensiones con otras personas, la frustración y otras emociones que nos boicotean laboral y personalmente.
Otras reglas para aplicar a las reuniones eficaces
Otra buena idea -a la hora de mantener nuestras reuniones lo más operativas, fructíferas y saludables posible- es la de aplicar la ‘Regla de las dos pizzas’: no hacer reuniones con más gente de la que podrías alimentar con dos pizzas. Es decir, mantener los grupos pequeños y operativos.
Además, se debe fomentar la participación de todas las personas presentes en la reunión para co-crear juntos las soluciones, los planes y tomar las decisiones. En una reunión de 8 personas (mucho para dos pizzas) suele haber dos o tres que “llevan la voz cantante”. Los demás escuchan… o no. De hecho, solemos cometer el error de dar la razón a la persona que habla más, confundiendo cantidad de discurso con calidad, liderazgo y respuestas. Existen muchos métodos como la gamificación para escuchar todas las voces de forma eficiente: ponlos en marcha para que todo el mundo tenga la oportunidad de expresar su parecer y sus sugerencias.
Y tú, ¿tienes algún truco para mantener reuniones más eficientes y participativas?
